Der ProContext ProductManager® Produkte und Projekte in den Griff bekommen!

ProContext

Usability right from the start

3. September 2014 Spezifizieren, was Benutzer benötigen: Unternehmensgedächtnis für Produkthersteller

Technologien ändern sich, User Interfaces ändern sich. Die Konventionen der Benutzung auf einem stationären PC mit 24 Zoll Bildschirm sind andere als die Konventionen der Benutzung auf einem mobilen Endgerät mit 5 oder 7 Zoll Bildschirm.

Was sich nicht oder kaum ändert, ist die Art und Weise, wie Menschen ihre Aufgaben erledigen. Die Logik einer solchen „Kernaufgabe“ selbst und die darin enthaltenen Erfordernisse (User needs) sind über lange Zeit sehr stabil.

Kernaufgaben der Benutzer richtig beschreiben – aber wie?

Eine Kernaufgabe lässt sich im einfachsten Fall durch ein Hauptwort und ein Verb benennen.

Beispiele:

  • Fenster putzen
  • Abendessen kochen
  • Monatsrechnungen schreiben

Eine gut benannte Aufgabe verwendet kein Vokabular des Produkts sondern orientiert sich an dem Nutzungsziel (erwarteten Ergebnis), welches der Nutzer verfolgt.

Zerlegt man z.B. die Kernaufgabe „Eingehende Anrufe an Kollegen weiter geben“ (Benutzergruppe „Mitarbeiter am Empfang“) in ihre logischen Teilaufgaben, so sind diese:

  • Den Anrufer identifizieren
  • Feststellen, mit welcher Person der Anrufer sprechen möchte
  • Den Anlass des Anrufs identifizieren
  • Feststellen, ob die gewünschte Person verfügbar ist
  • Den Anrufer an die gewünschte Person übergeben

Hand aufs Herz, versucht man als gelegentlicher Benutzer eines Bürotelefons einen Anruf weiterzuleiten, so scheitert man in 9 von 10 Fällen. Wenn man sich fragt, wieso Bürotelefone „nicht so ticken“ wie die Aufgaben, die man damit erledigen will, so hängt dies schlichtweg damit zusammen, dass die Aufgaben selbst und die darin enthaltenen Erfordernisse vom Hersteller weder strukturiert erhoben werden, noch klar spezifiziert werden.
Wer ein User Interface entwickeln will, ohne die jeweilige zu unterstützende Kernaufgabe samt ihrer Teilaufgaben (auch „Aufgabenmodell“ genannt) klar dargelegt zu haben, der scheitert.

Unternehmensdemenz als Innovationskiller

Je länger eine Herstellerorganisation bestimmte Produkte herstellt, umso mehr geraten die Mitarbeiter in der Entwicklung in eine „Immunisierungsfalle“ (vgl. Leitfaden Usability der Deutschen Akkreditierungsstelle Technik DAkkS). Die eigenen Produkte werden für die Herstellerorganisation immer „selbstverständlicher“, während bestimmte Erfordernisse der Benutzer bei der Aufgabenerledigung zunehmend in Vergessenheit geraten oder völlig übersehen werden.

Darüber hinaus geht zwangsläufig wertvolles Wissen über die Benutzer der eigenen Produkte und die vom Produkt unterstützten Kernaufgaben verloren, weil das Wissen in den Köpfen von erfahrenen Mitarbeitern gekapselt ist, die das Unternehmen irgendwann verlassen. Wenn dieses Wissen nicht expliziert und strukturiert „hinterlegt“ ist, droht „Unternehmensdemenz“.

Unternehmensgedächtnis als strategische Komponente im Produktmanagement

Unternehmen, die nachhaltig von ihren Kunden bzw. den Benutzern der eigenen Produkte lernen wollen, kommen nicht umher, bestimmte Daten systematisch zu "inventarisieren". Zu diesem Unternehmensgedächtnis gehört das Wissen über die konkreten Aufgaben, die unterstützt werden müssen und die damit verbundenen Nutzungsanforderungen. Diese müssen systematisch für jede Benutzergruppe erhoben werden und allen Mitarbeitern der Entwicklung dauerhaft verfügbar gemacht werden. Nur wenn Erfordernisse (User needs) und Nutzungsanforderungen (User requirements) im Produktmanagement über Einzelpersonen hinweg inventarisiert und langfristig (über „Generationen“ von Produktmanagern hinaus) verfügbar sind, kann die User-Experience nachhaltig gesichert und gesteigert werden. Selbst für Produkte großer Unternehmen wie Apple oder Microsoft gilt bei Produktreleases: Vieles wird anders – aber nur wenig wird besser, die Nutzungsqualität (User Experience) wird nicht systematisch gepflegt und verbessert.

Toolunterstützung für nachhaltige Anforderungsspezifikation und Anforderungsmanagement „über der Haube“

Bisher wird in Herstellerunternehmen vorrangig die „System Requirements Specification“ (SRS) mit Toolunterstützung gemanagt, da das Systems Engineering hier aufgrund der Datenvielzahl und Änderungsfrequenz nicht effizient dokumentenbasiert arbeiten kann. „Product Requirements Specifications“ (PRS) sind heute oftmals verstreute Word-Dokumente. Bisher wird im Produktmanagement mit Word-Dokumenten spezifiziert, die nach dem Drücken von „Speichern“ schon nicht mehr aktuell sind. Häufig kommen veraltete Versionen in Umlauf und stiften Verwirrung.
Das Spezifizieren von Anforderungen, Nutzergruppen und Kernaufgaben kann jetzt auch hocheffizient mit einem ergonomischen Werkzeug erledigt werden, das eine benutzerorientierte Datenstruktur als integralen Bestandteil hat.

Die ProContext Consulting GmbH hat in jahrelanger Arbeit ein Werkzeug entwickelt, mit dem man „Product Requirements Specifications“ hocheffizient (und nachhaltig!) erstellen und managen kann – den ProContext ProductManager.

Abbildung: ProductManager – Aufgabenmodell mit zugeordneten Anforderungen, Copyright ProContext Consulting GmbH

Um die Methoden zur Sicherung und Verbesserung der User-Experience (Nutzungsqualität) im Produktmanagement zu verankern, ist eine Qualifizierung in benutzerorientierter Spezifikationsmethodik und Datenstrukturierung eine unerlässliche Voraussetzung für erfolgreichen Tooleinsatz.

Wollen auch Sie lernen, wie Sie konsequent ein Unternehmensgedächtnis für Ihr Produktmanagement aufbauen? Dann empfehlen wir Ihnen unser zweitägiges Seminar Usability-Engineering für Produktmanager, das wir gerne in Ihrem Unternehmen durchführen. Über 80 Unternehmen haben dieses Wissen bereits erworben. (Eine kostenlose dreimonatige Testlizenz für den ProContext Product Manager ist im Seminar enthalten.)